1. Arti dan Fungsi
Surat
Pengertian Surat
Surat merupakan suatu sarana
komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi, pernyataan atau pesan kepada
pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu. Dengan
demikian surat membawa informasi, pernyataan atau pesan yang diharapkan informasi
itu akan tersampaikan kepada yang dituju oelh penulis surat.
Apabila ditinjau dari sifatnya,
surat adalah jenis karangan paparan, sebab pengirim surat mengemukakan maksud
dan tujuannya, menjelaskan apa yang dipikirkannya dan dirasakannya melalui
surat. Berbeda halnya jika ditinjau dari wujud penuturannya, surat merupakan
percapakan tertulis, dari seseorang kepada seseorang, dari seseorang kepada
lembaga, dari lembaga kepada seseorang, atau dari lembaga ke lembaga. Apabila
ditinjau dari fungsinya, surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Komunikasi
tersebut dapat berupa pengumuman, pemberitahuan, keterangan dan sebagainya.
Fungsi Surat
Surat
merupakan salah satu sarana komunikasi berbahasa tulisan. Dari berbagai jenis
surat yang biasa digunakan dapat dikelompokan kedalam beberapa fungsi surat
sebagai salah satu sarana dalam kegiatan berbahasa tulis, sebagai berikut:
1. Sebagai
alat komunikasi
Dalam hal ini surat dapat berfungsi untuk menyampaikan
informasi. Informasi yang dimaksud dapat berupa pemberitahuan, pernyataan,
permintaan, penawaran, laporan usulan, dan sejenisnya.
2. Sebagai
wakil penulis
Pada fungsi ini surat dapat mewakili keinginan
penulis, sehingga penulis tidak perlu bersusah payah untuk bertemu
dengan penerima surat, yang mungkin jarak tinggalnya cukup jauh. Harapan dan
keinginan penulis cukup diungkapkan dan diwakili oleh surat tersebut
3. Sebagai
alat bukti historis
Surat merupakan wujud kegiatan berbahasa tertulis,
sehingga dapat dibedakan sebagai bukti historis. Contohnya ialah surat-surat
pada arsip lama yang dapat digunakan sebagai bahan penelitian atau pengkajian
guna mengetahui kegiatan atau keadaan suatu intansi atau sesuatu hal pada masa
yang lampau.
4. Sebagai
pedoman pelaksanaan kerja
Sebagai wujud tertulis, surat dapat berupa ketentuan
atau pedoman bagi pelaksanaan sesuatu. Surat-surat yang dimaksud pada fungsi
ini, misalnya surat keputusan, intruksi, surat edaran, dan sebagainya
5. Sebagai
alat pengingat
Surat dapat disimpan dan diamankan, sehingga dapat
dijadikan sebagai pengingat apabila terdapat kehilapan terhadap pesan surat.
Contoh-contoh surat dalam fungsi ini ialah surat-surat yang diarsipkan dan
sewaktu-waktu dapat dibuka lagi untuk mempermudah penyelesaikan suatu masalah
atau pekerjaan
6. Sebagai
alat bukti tertulis
Surat dapat dijadikan sebagai bukti tertulis dari
sesuatu urusan, sehingga jika terjadi kekeliruan atau kesalahpahaman surat
merupakan bukti tertulis. Contohnya, surat perjanjian, surat sewa menyewa,
surat jual beli, surat wasiat, dan sebagainya
7. Sebagai
alat untuk memperpendek jarak dan penghemat tenaga
Surat dapat dijadikan medai hantar informasi yang
tidak terhambat oleh jarak; dengan surat hambatan jarak tidak menjadi alasan
pemborosan energi dan waktu.
2. Syarat Surat
a. Obyektif
dan bukan subyektif
b. Sistematis
susunan isi suratnya
c. Singkat
d. Jelas
kepada siapa, dari mana, dan tentang apa
e. Lengkap
isinya
f. Sopan/ramah
tamah bahasanya
g. Menarik
wujud fisiknya (mutu kertas, bentuk kertas, ketikan, dsb)
3. Bagian-bagian
Surat
a) Kepala surat
b) Tanggal surat
c) Nomor surat
d) Lampiran surat
e) Hal atau perihal
surat
f) Alamat
dalam
g) Salam pembuka
h) Isi surat
i) Salam
penutup
j) Nama
jabatan
k) Nama terang dan
NIP
l) Tembusan
m) Inisial
4. Contoh Surat
SURAT PERJANJIAN
Kami yang bertanda tangan di bawah
ini:
Nama
:
Umur :
Pekerjaan :
Alamat :
Nomor KTP :
Dalam hal ini bertindak atas nama
diri pribadi yang selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA
Nama
:
Umur :
Pekerjaan :
Alamat :
Nomor KTP :
Untuk selanjutnya disebut pihak ke
II (pembeli)
Pada tanggal 1 Mei 2015 pihak ke I.
Telah menjual, lepas/mutlak sebidang tanah darat seluas 358 M2, berikut sebuah
bangunan yang terletak diatas tanah tersebut kepada pihak ke II dengan harga
tunai Rp. 400.000.000,- (empat ratus juta rupiah). Pembayaran dilakukan
dihadapan saksi-saksi dengan tunai.
Batas-batas tanah tersebut adalah
sebagai berikut :
Sebelah barat : Berbatasan dengan
tanah ……
Sebelah timur : Berbatasan dengan tanah …….
Sebelah utara : Berbatasan dengan sungai
Sebelah selatan : Berbatasan dengan tanah ……..
Bangunan terdiri dari :
Ukuran panjang dan lebar : 600 M2
Atap : Genteng
Dinding : Tembok
Lantai : Keramik marmer
Maka, sejak tanggal 1 Mei 2015 Tanah
bangunan tersebut di atas telah menjadi hak milik pihak ke II. Pada waktu
pelaksanaan jual beli tanah tersebut baik pihak ke I (penjual) maupun pihak ke II
(pembeli) juga saksi-saksi semuanya meyatakan satu sama lain dalam keadaan
sehat, baik jasmani maupun rohani, dan segala sesuatu dengan itikad baik.
Demikian, setelah keterangan isi jual beli ini dimengerti oleh pihak ke I dan
pihak ke II, juga saksi-saksi, maka ditanda tanganilah sebagai permulaan saat
pemindahan hak milik pihak ke I kepada pihak ke II.
Bumiayu, 1 Mei 2015
Tanda tangan masing-masing
Pihak Ke I (Penjual)
Pihak Ke II (Pembeli)
(Nama Penjual)
(Nama Pembeli)
Saksi-saksi
Saksi Ke I
Saksi Ke II
Saksi Ke III
(Nama Saksi I)
(Nama Saksi II)
(Nama Saksi III)
Sumber: